Vispārējas prasības iepirkuma dokumentēšanai un uzglabāšanai noteiktas Publisko iepirkuma likuma (turpmāk – PIL) 40. panta pirmajā, otrajā, trešajā un piektajā daļā, kā arī PIL 9. panta sešpadsmitajā daļā:
- Pasūtītājs nodrošina katra iepirkuma procedūras posma dokumentēšanu un PIL 9. un 10. pantā minēto iepirkumu dokumentēšanu, kā arī dokumentē iepirkumus, kas noris, izmantojot elektroniskos līdzekļus. Pasūtītājs pats izvēlas iepirkuma dokumentācijas uzglabāšanas formu (elektroniski vai papīra formātā).
Būtiski, lai iepirkuma dokumentācijā tiktu atspoguļoti visi iepirkuma norises posmi un iepirkuma komisijas veiktās darbības (piemēram, fakts par pretendenta atbilstības pārbaudi publiskajās datubāzēs attiecībā uz izslēgšanas iemeslu neesību vai komisijas locekļu individuālie pretendenta piedāvājumu izvērtējumi).
-
Pēc lēmuma pieņemšanas par iepirkuma procedūras rezultātiem pasūtītājs sagatavo iepirkuma procedūras ziņojumu. Iepirkuma procedūras ziņojums ir pārskats, kas atspoguļo iepirkuma procedūras norisi. Ziņojumu sagatavo un publicē pircēja profilā par katru iepirkuma procedūru pēc tam, kad pieņemts lēmums par iepirkuma procedūras rezultātiem, ievērojot Ministru kabineta noteikumos Nr.107 “Iepirkuma procedūru un metu konkursu norises kārtība” noteikto kārtību un saturu.
Būtiski: PIL 9. panta kārtībā veiktiem iepirkumiem noslēguma ziņojums nav nepieciešams, pasūtītājs sagatavo lēmumu par iepirkuma procedūras rezultātiem un iekļauj tajā PIL 9. panta trīspadsmitajā daļā minēto informāciju.
-
Protokoli, kas atspoguļo iepirkuma norisi, ziņojums, iepirkuma procedūras dokumenti, izņemot piedāvājumus un pieteikumus, ir vispārpieejama informācija. Pasūtītājs nodrošina minēto dokumentu izsniegšanu triju darbdienu laikā pēc attiecīgā pieprasījuma saņemšanas dienas.
Būtiski: Saskaņā ar PIL 40. panta ceturto daļu piedāvājumu vērtēšanas laikā līdz rezultātu paziņošanai pasūtītājs nesniedz informāciju par vērtēšanas procesu un neizsniedz vērtēšanas protokolus, izņemot piedāvājumu atvēršanas sanāksmes (ja tā ir atklāta) protokolu.
-
Pasūtītājs visus iepriekš minētos iepirkuma dokumentu oriģinālus, kā arī pieteikumus un piedāvājumus glabā 10 gadus pēc iepirkuma līguma noslēgšanas, vispārīgās vienošanās noslēgšanas vai dinamiskās iepirkumu sistēmas izveides.
Būtiski: Iepirkumu dokumentācijas glabāšanai pasūtītājs var izmantot gan pasūtītāja lietvedības sistēmu, taču vienlaikus šim mērķim izmantojama arī Elektronisko iepirkumu sistēma.