Ieteikumi pasūtītājiem, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem un finansējuma saņēmējiem tirgus izpētes veikšanā

• Tirgus izpētes procesā tiek apzinātas iespējas iegādāties nepieciešamos un finansiālajām iespējām atbilstošos pakalpojumus, piegādes un būvdarbus. Tam, kā tieši tiek definēta priekšizpēte, t.i., kā līgumcenas priekšizpēte vai kā tirgus izpēte, nav izšķirošas nozīmes, ņemot vērā, ka līgumcenas priekšizpēte jebkurā gadījumā ir veicama kopā ar tirgus izpēti.  
• Pasūtītāja pienākums veikt priekšizpēti (tirgus izpēti) izriet no Publisko iepirkumu likuma (turpmāk – PIL) 2. pantā un Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likuma (turpmāk – SPSIL) 2. pantā noteiktā mērķa, proti, nodrošināt pasūtītāju, sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju un publisko personu līdzekļu efektīvu izmantošanu. Atbilstoši PIL 11. panta (SPSIL – 14. panta) regulējumam Pasūtītājam ir pienākums noteikt paredzamo līgumcenu, lai izvēlētos atbilstošu iepirkuma veidu un piemērojamo procedūru. Vienlaikus tiek paredzētas tiesības Pasūtītājam saņemt konsultācijas no neatkarīgiem ekspertiem vai iestādēm, kā arī piegādātājiem; šīs tiesības izriet no PIL 18. panta trešās daļas (SPSIL – 22. panta trešās daļas). Tomēr minētās konsultācijas var izmantot iepirkuma plānošanā un sagatavošanā, ja tās neierobežo konkurenci un nepārkāpj vienlīdzīgas attieksmes un caurskatāmības principus^[1]. Lai izvairītos no iespējama interešu konflikta turpmākajā iepirkuma īstenošanas gaitā, iespēju robežās ieteicams izvēlēties nozares asociāciju vai sabiedrisko organizāciju ekspertu konsultācijas, nevis konkrētu pretendentu pārstāvju iesaisti, tādējādi samazinot iespēju tam, ka kāds no tirgus dalībniekiem nevarēs piedalīties iepirkumā iespējama interešu konflikta dēļ.  
• Nepieciešamība dokumentēt paredzamās līgumcenas noteikšanas procesu izriet gan vispārīgi no PIL un SPSIL mērķiem un regulējuma par paredzamās līgumcenas noteikšanu, gan Publiskas personas finanšu līdzekļu un mantas izšķērdēšanas novēršanas likuma regulējuma, gan iestādes pienākuma pamatot tās pieņemtos lēmumus saistībā ar finanšu izlietojumu. Finanšu izlietojuma pamatojums īpaši jāņem vērā Eiropas Savienības fondu projektos atbilstoši Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda 2014.—2020. gada plānošanas perioda vadības likuma 18. panta pirmās daļas 8. punkta regulējumam, Eiropas Savienības fondu 2021.—2027. gada plānošanas perioda vadības likuma 18. panta pirmās daļas 8. un 9. punkta regulējumam, tāpat līdzīgs regulējums ir iekļauts Eiropas Ekonomikas zonas un Norvēģijas finanšu instrumentu vadības un Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna īstenošanas tiesiskajā regulējumā. (Papildināts 01.11.2022.) 
• Informācija un ieteikumi par tirgus izpēti ir attiecināmi uz PIL un SPSIL paredzētajām iepirkuma procedūrām, iepirkumiem, kas ir veikti saskaņā ar PIL 9. pantu jeb tā sauktajiem mazajiem iepirkumiem, PIL un SPSIL 2. pielikumā minēto pakalpojumu iepirkumiem, kā arī procedūrām, kas veiktas saskaņā ar noteikumiem par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem (Ministru kabineta 2017. gada 28. februāra noteikumi Nr. 104 „Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem”). 
• Ja saņemts Eiropas Savienības fondu vai Eiropas Ekonomikas zonas un Norvēģijas finanšu instrumenta līdzekļu finansējums, Pasūtītājs ir tiesīgs nedokumentēt tirgus izpēti, ja iepirkuma paredzamā līgumcena nepārsniedz 1000 euro bez PVN (neatkarīgi no tā, vai PVN saskaņā ar projekta īstenošanas nosacījumiem ir attiecināmās vai neattiecināmās izmaksas). Ja iepirkuma paredzamā līgumcena pārsniedz 1000 euro bez PVN, tirgus izpēti nepieciešams dokumentēt, vienlaikus tirgus izpēte varētu netikt dokumentēta gadījumā, ja Pasūtītājs ir secinājis, ka tirgus dalībnieku skaits ir nepietiekams, lai būtu objektīvi iespējams veikt tirgus izpēti, tomēr šādā gadījumā Pasūtītājam jāspēj sniegt attiecīgu pamatojumu (ja pārbaudes veicējs to šaubu gadījumā ir pieprasījis) par apstākļiem, kādēļ tirgus izpēte nav veikta un Pasūtītājam jebkurā gadījumā saglabājas pienākums noteikt paredzamo līgumcenu. 

Minētās tiesības attiecas uz gadījumiem, ja kādos citos dokumentos, kas ir saistoši Pasūtītājam konkrēta projekta īstenošanai, nav paredzēts cits – zemāks – slieksnis, kuru sasniedzot jāveic dokumentēta tirgus izpēte. 

Attiecībā uz tādu iepirkuma līgumu noslēgšanu projektu ietvaros, kuru finansējums nav saistīts ar Eiropas Savienības fondu vai Eiropas Ekonomikas zonas un Norvēģijas finanšu instrumenta līdzekļiem, Pasūtītājs savā iekšējā kārtībā var paredzēt citu saprātīgu (tas ir, tādu, kas nodrošina līdzekļu efektīvu izmantošanu) dokumentētas tirgus izpētes veikšanas slieksni. 

[1] Papildus PIL 18.panta ceturtā daļa (SPSIL – 22.panta ceturtā daļa) paredz, ka gadījumā, ja kandidāts vai pretendents, vai juridiskā persona, kas ir saistīta ar kandidātu vai pretendentu, konsultēja Pasūtītāju vai citādi iesaistījās iepirkuma sagatavošanā, Pasūtītājs nodrošina, ka attiecīgā kandidāta vai pretendenta dalības dēļ iepirkumā netiek ierobežota konkurence, paziņojot citiem kandidātiem un pretendentiem būtisku informāciju, kura tika sniegta, kandidātam vai pretendentam iesaistoties iepirkuma sagatavošanā, vai kura izriet no šādas iesaistīšanās, un nosakot atbilstošu termiņu piedāvājumu iesniegšanai

1. Pasūtītāja vajadzība (definējot galvenās prasības pakalpojuma, piegādes vai būvdarbu līguma izpildei, t.i., kas, kādā daudzumā, ar kādām īpašībām, kādā kvalitātē un kad ir vajadzīgs, galvenokārt uzmanību pievēršot iepirkuma priekšmeta definēšanai iespēju robežās nosakot gan kvalifikācijas, gan tehniskās specifikācijas prasības, darba apjomus, termiņus un citu svarīgu informāciju, kas var ietekmēt paredzamo līgumcenu);  

Kvalitatīvu kvalifikācijas un tehnisko specifikāciju izstrāde ir būtiska līguma izpildei un vēlamā rezultāta sasniegšanai! 

2. Pasūtītājam pieejamie finanšu resursi (visu finansējuma avotu konstatēšana); 

3. tirgus piedāvājums (tirgus cenu un izmaksu konstatēšana); 

4. potenciālais piegādātāju loks, kas var piedalīties iepirkumā.

1) sarakste (jebkādā formā) ar vismaz trim piegādātājiem (kuriem ir tāda kvalifikācija, kas pēc iespējas līdzinās tai kvalifikācijai, ko Pasūtītājs ir paredzējis izvirzīt pretendentam iepirkuma ietvaros), lūdzot sniegt informatīvu piedāvājumu par iespējamajām izmaksām, vienlaikus norādot, kādā veidā un termiņā Pasūtītājs vēlas saņemt informatīvo piedāvājumu. 

Lai piegādātāja norādītā cena būtu ticama, Pasūtītājam (atkarībā no līguma veida un specifikas) nepieciešams rakstiski informēt piegādātāju par būtiskajiem līguma nosacījumiem, kā arī sniegt piegādātājiem pēc iespējas sīkāku informāciju par iepirkuma priekšmeta tehniskajām prasībām. 

Tādu ekspertu, lektoru u.tml. kapacitātes pakalpojumu iepirkumos, kur iepirkuma priekšmets ir specifisks un grūti salīdzināms, nosakot paredzamo līgumcenu, Pasūtītājs var lūgt norādīt pakalpojuma stundas likmi; 

2) telefoniska piegādātāju aptauja, sniedzot piegādātājam informāciju par būtiskajiem līguma nosacījumiem; 

3) piegādātāju komercinformācija tīmekļvietnēs; 

4) tiešsaistes aptauja, paredzot noteiktu aizpildīšanas laiku, kas izveidota un nosūtīta piegādātājiem, ņemot vērā konkrēto vajadzību; 

5) brošūras, bukleti, katalogi u.c. veida dokumenti, kuros ir ietverti piegādātāju piedāvājumi; 

6) neatkarīga eksperta atzinums par iespējamām izmaksām. Tāpat, ņemot vērā konkrētā iepirkuma sarežģītību, vērtējams jautājums par dažādu specializācijas jomu ekspertu iesaisti;  

7) paša Pasūtītāja uzkrātā informācija, pieredze vai iepriekš veiktā izpēte par iespējamām izmaksām un iespējamiem piegādātājiem; 

8) publiski pieejamā informācija par citu Pasūtītāju noslēgto līdzīgu piegāžu vai pakalpojumu līgumu izmaksām, ietverot arī sadarbību un komunikāciju ar citiem Pasūtītājiem, kam nesen ir bijis noslēgts līdzīgs piegādes vai pakalpojumu līgums; 

9) apspriedes ar piegādātājiem rīkošana (PIL 18. panta otrā daļa un SPSIL 22. panta otrā daļa), lai sagatavotu iepirkumu un informētu piegādātājus par iepirkuma plānu un prasībām, attiecīgi apspriedē uzklausot iespējamo tirgus dalībnieku viedokli. 

Jāņem vērā arī tas, ka 2023. gada 1. janvārī stājas spēkā grozījumi PIL un SPSIL, kas noteic pasūtītāja (sabiedrisko pakalpojumu sniedzēja) rīcību gadījumā, kad atklātā konkursā, slēgtā konkursā vai konkursa procedūrā ar sarunām (SPSIL – sarunu procedūrā, publicējot dalības uzaicinājumu) pieteikumu vai piedāvājumu ir iesniedzis tikai viens kandidāts vai pretendents (PIL 41. panta divpadsmitā daļa; SPSIL 47. panta četrpadsmitā daļa). Pasūtītājam (arī sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam) šādā gadījumā ir jāpārtrauc iepirkuma procedūra (attiecas uz iepirkuma procedūru, kas izsludināta no 2023. gada 1. janvāra), izņemot, ja pirms iepirkuma procedūras izsludināšanas ir rīkota likumam (PIL 18. panta 2.¹ daļai un SPSIL 22. panta 2.¹ daļai) atbilstoša apspriede ar piegādātājiem vai iepirkuma procedūras pārtraukšana apdraud sabiedrības drošības vai veselības aizsardzības intereses. Attiecīgi no 2023. gada 1.  janvāra likumā būs paredzētas divas iespējas (paša pasūtītāja izvēle atkarībā no pasūtītāja mērķa) – rīkot apspriedi atbilstoši PIL 18. panta otrajā daļā un SPSIL 22. panta otrajā daļā noteiktajām prasībām, lai pietiekamas tirgus dalībnieku konkurences apstākļos informētu tirgu par iepirkumu, vai rīkot PIL 18. panta 2.¹daļai (SPSIL 22. panta 2.¹ daļai) atbilstošu apspriedi, ja attiecīgā iepirkuma priekšmeta ietvaros ir šaubas par pietiekamu konkurenci^[2]. (Papildināts 01.11.2022.) 

No 2021. gada 15. februāra Iepirkumu uzraudzības birojs jau piedāvā iespēju tirgus izpētes ietvaros Pasūtītājiem Iepirkumu uzraudzības biroja tīmekļvietnē pirms iepirkuma uzsākšanas publicēt paziņojumu par apspriedi ar piegādātājiem.  (Papildināts 12.02.2021.) 

! Apspriedes rīkošanas gadījumā jāievēro diskriminācijas aizlieguma, vienlīdzīgas attieksmes un caurskatāmības principi. Tāpat rūpīgi jāvērtē arī PIL 18. panta ceturtajā daļā (SPSIL – 22. panta ceturtā daļa) noteiktais attiecībā uz iepriekšēju iesaisti un interešu konfliktu. Proti, Eiropas Komisija ir norādījusi, ka Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvas 2014/24/ES (2014. gada 26. februāris) par publisko iepirkumu un ar ko atceļ Direktīvu 2004/18/EK 41. panta noteikumi ir saprotami plaši un attiecas uz jebkuru situāciju, kad tirgus dalībnieks ir iepriekšēji iesaistījies. Iepirkumu uzraudzības birojs minētā sakarā vērš uzmanību uz Iepirkumu uzraudzības biroja tīmekļvietnē publicēto skaidrojumu “Interešu konflikta aktuālie jautājumi publiskajos iepirkumos”, kurā analizēti arī piegādātāja iepriekšējās iesaistīšanās būtiski aspekti un sniegts Eiropas Komisijas viedoklis tieši izslēgšanas noteikumu sakarā. 

!! Arī 2. – 9. piemērā minētajos gadījumos ieteicams iegūt informāciju par vismaz trim piegādātājiem. 

!!! Ja Pasūtītājam nav iespējams iegūt informāciju par vismaz trim piegādātājiem gadījumā, ja nepieciešamajam pakalpojumam vai precei ir īpašs raksturs un to sniedz viens vai divi preču vai pakalpojuma sniedzēji, Pasūtītājam ir jāsniedz attiecīgs pamatojums, aprakstot šī pakalpojuma vai preces īpašo raksturu un cenu, kā arī norādot konkrētus preces vai pakalpojuma sniedzējus 

[2] Skat. Iepirkumu uzraudzības biroja publicēto skaidrojumu “Paziņojums par apspriedi ar piegādātājiem” 

1. būvprojekta tehniski ekonomiskais pamatojums*; 
2. sertificēta speciālista sagatavots izmaksu aprēķins atbilstoši LBN 501/17^[4]*.  
3. būvdarbu, kuriem netiek izstrādāts tehniskais projekts – sertificēta speciālista veikta objekta novērtējuma rezultātā sagatavots aprēķins (tāme)*. 

*Ja minētais dokuments ir vecāks par 12 mēnešiem, pasūtītājs aktualizē dokumentu, izmantojot, piemēram, statistikas datos noteiktos koeficientus par būvdarbu un būvmateriālu cenu sadārdzinājumu vai samazinājumu. Lūdzam ņemt vērā arī regulējumu par tehniskās specifikācijas aktualizēšanu, kas stāsies spēkā 2023. gada 1. janvārī^[5]. (Papildināts 01.11.2022.) 

• Eiropas Savienības fondu vai Eiropas Ekonomikas zonas un Norvēģijas finanšu instrumenta līdzekļu projektos, ja tirgus izpēte jau veikta, sagatavojot projekta iesniegumu, atsevišķi tirgus izpēti veikt nav nepieciešams. Gadījumos, kad iepirkums tiek izsludināts, lai iepirktu tādus priekšmetus/ būvdarbus/ pakalpojumus un par tādu pašu cenu, kāda iekļauta projekta iesniegumā, t.i., projekta iesniegumā minētās izdevumu pozīcijas ir tikušas detalizēti atrunātas, nav nepieciešams veikt tirgus izpēti, t.sk. līgumcenas priekšizpēti, jo uzskatāms, ka tā ir veikta, sagatavojot projekta iesniegumu (šajā gadījumā Pasūtītājam nav jāpierāda tirgus izpētes veikšana).  

! Minētais nav attiecināms uz gadījumiem, kad iepirkums tiek veikts ar ievērojamu laika nobīdi (vairāk kā 24 mēneši) no projekta iesnieguma sagatavošanas brīža, kā arī gadījumiem, kad iepirkums tiek veikts tādu priekšmetu/ būvdarbu/ pakalpojumu iegādei, kas atšķiras vai nav bijuši skaidri definēti projekta iesniegumā, kā arī gadījumos, kad iepirkums tiek veikts par citu cenu, nekā tā ir plānota projekta iesnieguma izdevumu pozīcijās. 

• Gadījumos, kad iepirkums tiek veikts, izmantojot Elektronisko iepirkumu sistēmu (e-katalogu apakšsistēmu), līgumcenas priekšizpēti var neveikt, taču, lai noteiktu iepirkuma priekšmetu, tā īpašības un pamatotu tā izvēli, nepieciešams nodrošināt tirgus izpēti kādā no šajā skaidrojumā minētajiem dokumentēšanas veidiem. Savukārt gadījumos, kad Pasūtītājs iepirkumu veic ārpus Elektronisko iepirkumu sistēmas, piemēram, atbilstoši PIL 17. panta desmitās daļas 2. punktā noteiktajam, tas, lai pierādītu, ka ārpus Elektronisko iepirkumu sistēmas ir iespējams iegādāties līdzvērtīgu pakalpojumu par zemāku cenu, vienu darbdienu pirms iepirkuma līguma noslēgšanas fiksē Elektronisko iepirkumu sistēmas piedāvāto līgumcenu attiecīgajam pakalpojumam, izdrukājot informāciju par attiecīgā pakalpojuma cenu no Elektronisko iepirkumu sistēmas. 
• Veidi, kā dokumentēt tirgus izpētes veikšanu, var būt atšķirīgi atkarībā no iepirkuma priekšmeta, iepirkuma metodes, subjekta veida, jomas u.c. apstākļiem. Turpmāk uzskaitīto tirgus izpētes dokumentēšanas veidu saraksts nav izsmeļošs, ņemot vērā, ka, nosakot konkrētu dokumentu kopumu pietiekamu liecību par tirgus izpētes veikšanu gūšanai, pastāvētu risks, ka netiek dokumentēti atsevišķi būtiski izmaksas veidojoši aspekti, kā arī nevarētu tikt izslēgta situācija, ka atkarībā no iepirkuma specifikas ar noteikto dokumentu apjomu var netikt nodrošinātas pietiekamas liecības par veikšanu. Attiecīgi Pasūtītājam ir jāņem vērā, ka tam jebkurā gadījumā ir jānodrošina, lai tirgus izpētes procesu būtu iespējams izsekot un pamatot. 

[4 ] Ministru kabineta 2017. gada 3. maija noteikumi Nr. 239 „Noteikumi par Latvijas būvnormatīvu LBN 501-17 „Būvizmaksu noteikšanas kārtība”” 

[5] PIL 20. panta vienpadsmitā daļa (SPSIL 23. panta vienpadsmitā daļa) 

1) sarakstes ar piegādātājiem izdrukas (gan Pasūtītāja sūtītā informācija, gan piegādātāju sniegtās atbildes); 

2) ja ir veikta telefonaptauja – protokols, apkopojums vai cits dokuments brīvā formā (piemēram, saskaņā ar iestādes iekšējo iepirkumu veikšanas kārtību), kurā tiek norādīts reģistrētais telefonsarunas laiks, telefona numurs, piegādātāja vārds un uzvārds (nosaukums, ja piegādātājs ir juridiska persona), piedāvātā cena, piedāvājuma iesniegšanas datums, ja tas nesakrīt ar veiktās telefonsarunas datumu, kā arī apliecinājums, ka piegādātājs ir informēts par būtiskākajiem līguma izpildei izvirzītajiem nosacījumiem;  

3) ja tirgus izpēte veikta, izmantojot internetā publiski pieejamos piegādātāju komercpiedāvājumus – izdrukas no tīmekļa vietnes, kurā piedāvājumi ievietoti. Izdrukai jāsatur norāde uz aplūkotās tīmekļa vietnes adresi, datumu un laiku; 

4) brošūras, bukleti, katalogi u.c. veida dokumenti, kuros ir ietverta informācija par preces vai pakalpojuma cenu un tehniskajiem parametriem; 

5) neatkarīga eksperta slēdziens vai atzinums par iespējamām izmaksām, vienlaikus slēdzienā vai atzinumā norādot eksperta vārdu, uzvārdu, amatu, sertifikāta nr. (ja attiecināms); 

6) Pasūtītāja vai citu Pasūtītāju uzkrātā informācija, pieredze vai iepriekš veiktā izpēte par iespējamām izmaksām, kas ir attiecīgi dokumentēta; 

7) atbildīgā darbinieka atskaite (ziņojums) vai iepirkuma komisijas protokols ar attiecīgās situācijas izvērtējumu; 

8) ja tiek paredzēts būvdarbu iepirkums – skatīt šajos ieteikumos iepriekš minētos piemērus attiecībā uz tirgus izpētes avotiem būvdarbu līguma gadījumā; 

9) tiešsaistes aptaujas gadījumā saglabāts aptaujas fails un saņemtie aptaujas rezultāti, fiksējot arī laiku un datumu; 

10) dokumentēta apspriede ar piegādātājiem (protokols, audio ieraksts;ja apspriede veikta saskaņā ar PIL 18. panta 2.¹ daļu vai SPSIL 22. panta 2.¹ daļu, kas stāsies spēkā 2023. gada 1. janvārī, tās norisi pasūtītājs atspoguļo ziņojumā, kurā ietver apspriedes laikā elektroniski iesniegtos piegādātāju komentārus, secinājumus un priekšlikumus attiecībā uz iespējamām izmaiņām iepirkuma dokumentācijā un situāciju attiecībā uz konkurenci kopumā).  

Tirgus izpētes rezultātā Pasūtītājs, lai nodrošinātu tirgus izpētes norises un ar to saistītās dokumentācijas caurskatāmību un izsekojamību, var sagatavot, piemēram, noslēguma ziņojumu, ietverot visus tirgus izpēti pamatojošos dokumentus, un uzglabāt to atbilstoši Pasūtītāja lietu nomenklatūrai. 

Iepirkumu uzraudzības birojs vienlaikus vērš uzmanību un aicina iepazīties ar Ekonomiskās sadarbības un attīstības organizācijas jeb OECD (angliski – Organisation for Economic Co-operation and Development) izstrādāto kopsavilkumu „Market Analysis, Preliminary Market Consultations, and Prior Involvement of Candidates/Tenderers”, kurā apkopotas rekomendācijas tirgus izpētei, kā arī Eiropas Komisijas sagatavotos norādījumus publiskā iepirkuma speciālistiem „PUBLIC PROCUREMENT GUIDANCE FOR PRACTITIONERS FEBRUARY 2018 on avoiding the most common errors in projects funded by the European Structural and Investment Funds”.