1. Vajadzību apzināšana un tirgus izpētes organizēšana

Pirms iepirkuma organizēšanas jāapkopo pasūtītāja vajadzības, ņemot vērā gan pamatdarbību, gan dažādus projektus, un jāveic tirgus izpēte, lai noskaidrotu pieejamos risinājumus, iespējamās izmaksas un potenciālo piegādātāju loku. Minētā informācija nepieciešama, lai noteiktu paredzamo līgumcenu un izvēlētos tai atbilstošu iepirkuma metodi vai procedūru. Pareiza iepirkuma plānošana ļaus izvairīties no publisko iepirkumu regulējuma pārkāpumiem.

Iepirkuma procedūras uzskaitītas Publisko iepirkumu likuma 8. panta pirmajā daļā: 

• atklāts konkurss,
• slēgts konkurss,
• konkursa procedūra ar sarunām,
• konkursa dialogs,
• inovācijas partnerības procedūra,
• sarunu procedūra.

Pārējo iepirkumu veidu, piemēram, metu konkursa, iepirkuma Publisko iepirkumu likuma 9. panta vai 10. panta kārtībā, saskaņā ar pasūtītāja iekšējo kārtību veikta iepirkuma apzīmēšanai bieži izmanto jēdzienus “iepirkuma metode” vai “iepirkuma kārtība”.

1.1. Iepirkuma vajadzības noteikšana 

Iepirkuma plānošana sākas ar vajadzības apzināšanu. Ir jāņem vērā visas pasūtītāja vajadzības – gan pamatdarbībā, gan atsevišķos īstenotajos projektos, gan struktūrvienībās (ja attiecināms), neatkarīgi no finansējuma avota.

1.2. Tirgus izpētes organizēšana un dokumentēšana

Iepirkuma priekšmetam atbilstošas iepirkuma veikšanas kārtības vai procedūras izvēlei ir svarīgi rūpīgi veikt tirgus izpēti. Tās mērķa sasniegšanai jāizvēlas reālo situāciju atspoguļojoši informācijas avoti par pieejamiem risinājumiem, iespējamām izmaksām un potenciālo piegādātāju loku. Tirgus izpētes rezultātus dokumentē un saglabā.

1.3. Paredzamās līgumcenas noteikšana

Paredzamo līgumcenu nosaka, lai izvēlētos atbilstošu iepirkuma veidu vai piemērojamo procedūru. Līgumcena ietver visus saistībā ar iepirkuma līgumu maksājamos nodokļus (izņemot pievienotās vērtības nodokli). Tāpat ņem vērā kopējo samaksu par līguma izpildi, ko piegādātājs var saņemt no pasūtītāja un citām personām (piemēram, apdrošināšanas līguma gadījumā – no pasūtītāja darbiniekiem vai to ģimenes locekļiem). Ieskaita arī jebkādas nākotnes opcijas līguma izpildē un jebkurus līguma papildinājumus (grozījumus vai atkārtotos līgumus ar to pašu izpildītāju). Regulāru pakalpojumu un piegāžu plānošana veicama 12 mēnešu vai finanšu gada ietvaros. Īpaša uzmanība jāpievērš būvdarbu un ar tiem saistīto pakalpojumu plānošanai. (Publisko iepirkumu likuma 11. pants)